У нашій статті ви знайдете докладну інформацію про те, як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в діловодстві.
Хоча ми живемо в часи інтенсивного розвитку інтернету, і більшість документів створюються в електронному вигляді, правильне зберігання паперової документації ніхто не відміняв. Більш того, якщо важливі документи не будуть правильно архівовані, то на фірму, підприємство, установа можуть бути накладені штрафні санкції. А тому давайте розберемося, як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в діловодстві, як їх пронумерувати і заклеїти ззаду згідно всіх правил ГОСТу.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в діловодстві – основні вимоги за правилами ГОСТу
Штамп «прошиті, пронумеровано»
Архівування документів – процес досить простий, але все ж при цьому потрібно дотримуватися загальних правил для всіх державних установ. Для того, щоб упорядкувати зберігання паперової документації, були розроблені загальноприйняті правила ГОСТу.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в діловодстві:
- Починати архівування треба з підготовки обкладинки, в яку згодом будуть вкладені документи. Найчастіше для цих цілей використовують вироби з картону. Але якщо ви плануєте зберігати документацію тривалий період, витратьте на папку з тонкого пластику. Розміри обкладинки повинні бути точно такими ж, як і документації. Вона ні в якому разі не повинна навіть на пару міліметрів виступати за межі обкладинки.
- Далі можна приступати до підготовки документації. Її треба уважно оглянути, і якщо є скріпки або затискачі для паперових листів, все акуратно прибрати. Після цього можна починати складати аркуші паперу в акуратну стопку. За правилами, в архівному томі має бути не більше 250 аркушів. Якщо ж ви архівуєте накладні та рахунки, то їх можна складати в тому в 500 аркушів, просто через 250 документів вкладіть в нього порожній білий аркуш стандартного розміру.
- На наступному етапі проведіть нумерацію. Візьміть олівець і в правому верхньому куті пропишіть цифри. Врахуйте деякі особливості, лист з описом архівного томи не нумеруються, нумерація по правилам ГОСТу починається з титульного аркуша.
- Закінчивши з нумерацією, переходимо до складання опису документального архіву. На чистому аркуші паперу чітким, розбірливим почерком прописуємо дату створення архівного томи, назва фірми, установи, виробництва. В обов'язковому порядку вказуємо точну кількість документів архіву, передбачувані терміни зберігання, а також реквізити того, хто виконав цю роботу.
Після того, як всі підготовчі роботи будуть закінчені, можна приступати безпосередньо до зшивання документів нитками. Як це зробити правильно ми покажемо вам трохи нижче.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 2 проколу – покрокова інструкція
Спосіб в 2 проколу
Найпростіший спосіб архівування документації – прошити документи нитками в 2 проколу. Як це зробити?
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 2 проколу – покрокова інструкція:
- Проводимо підготовку архівної томи згідно з усіма вимогами ГОСТу. З ними ми познайомили вас на самому початку нашої статті.
- Далі беремо дирокол і, відступивши від краю аркуша 1-2 см, робимо прокол. Намагайтеся зробити його максимально акуратно, щоб не пошкодити архівні листи.
- Після цього можна брати нитку і прошивати тому. Щоб листи добре трималися в томі, нитка пропускається через отвори 2-3 рази.
- Закінчується шнурування на останній сторінці архіву. Кінці нитки протягуються через отвори і зав'язуються щільним вузлом.
ВАЖЛИВО: При бажанні ви можете шнурувати архівний тому відразу голкою, але будьте готові до того, що цей процес займе трохи більше часу і сил.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 3 проколу – покрокова інструкція
Спосіб в 3 проколу
Архівування документації способом в три проколи трохи складніше попереднього, тому в цьому випадку найкраще робити отвори на папері саме діркопробивачем. Так вам буде легше проводити зшивання ниткою.
ВАЖЛИВО: В цьому випадку треба правильно робити прокол документації. Щоб згодом аркуші не роз'їжджалися, відстань між отворами, зробленими діркопробивачем або голкою, не повинно бути більше 3 сантиметрів.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 3 проколу – покрокова інструкція:
- Проводимо стандартну підготовку архівної томи
- Озброюємося діркопробивачем і робимо на документації три проколи, з урахуванням нюансу, з яким ми вас познайомили трошки вище.
- Далі беремо нитку і вводимо її з тильного боку архіву в прокол знаходиться по центру
- На наступному етапі вводимо нитку з лицьового боку архіву
- Якщо ви все зробили правильно, то нитка знову повинна знаходитися з тильної сторони, і вам треба буде протягнути її в час, що залишився «порожнім» отвір
- Коли нитка виявиться на лицьовій стороні, її треба буде повторно протягнути в центральний отвір на тильну сторону
- На заключному етапі робимо щільний вузлик
Щоб вам було зрозуміліше, як зробити архівацію подібним способом, подивіться наше навчальне відео.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 4 проколи – покрокова інструкція
Спосіб в 4 проколи
Якщо ви будете використовувати для архівації даний метод, тоді обов'язково використовуйте дирокол. Особливо якщо архівуєте великий том. В цьому випадку ви зможете заздалегідь зробити все дірочки, а потім без особливих проблем протягнути через них нитку. Проколи робляться стандартно. Відступаєте від краю 1-2 сантиметри, і робите 4 проколи через кожні 3 сантиметри.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками в 4 проколи – покрокова інструкція:
Фото-підказка
- Починати прошивку архіву треба з другого отвори від краю. Введіть в нього нитку з тильного боку.
Фото-підказка
- Далі нитку простягається з лицьового боку на тильну через 1 отвір, розташоване біля того, з якого починали шнурівку.
Фото-підказка
- Далі знову вводимо нитку так само як і перший раз (в теж отвір).
Фото-підказка
- На наступному кроці простягаємо нитку через 3 отвір – на лицьову сторону.
Фото-підказка
- Після цього вводимо нитку в крайній прокол і витягуємо її з тильного боку.
Фото-підказка
- Простягаємо нитку так, як показано на фото вище.
Фото-підказка
- Вільні кінці нитки перехрещуємо і зав'язуємо вузлик.
Більш детально дивіться у відео.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками на куточок – поради
Спосіб архівації документів на куточок
Іноді в діловодстві потрібно зшивати не тільки архіви, але і документацію буквально в пару стандартних листів, наприклад, статути. У цьому випадку немає потреби робити 2, 3 або 4 проколи. Подібні документи можна шнурувати на куточок.
Як правильно прошнурувати, прошити документи нитками на куточок – поради:
- В цьому випадку можна обійтися і голкою з ниткою, але якщо хочете, використовуйте дирокол
- У верхньому лівому кутку, відступивши 1-2 сантиметри, зробіть прокол
- Вводите голку з тильного боку
- Простягнувши нитку з голкою на лицьову сторону, зробіть інший прокол, відступивши від попереднього буквально 0.5 сантиметри
- Через цей прокол простягніть нитку на тильну сторону і зафіксуйте все вузлом
Як правильно при зшиванні документів нитками пронумерувати сторінки, провести заклеювання?
Правила заклеювання архівного томи
А тепер давайте більш детально розберемо нюанси нумерації і заклеювання архівного томи.
Як правильно при зшиванні документів нитками пронумерувати сторінки, провести заклеювання:
- Нумерувати сторінки архівного томи треба арабськими цифрами, виключно по зростанню.
- Потрібна цифра прописується акуратним почерком в правому верхньому куті, вона не повинна навіть на пару міліметрів «заходити» на інформацію на документі.
- У разі якщо в архівному томі є ділові листи, то вони також нумеруються. Спочатку номер прописується на конверті, а потім на самому листі.
- Іноді архів складається з декількох окремих томів, в цьому випадку кожен з них нумерується окремо.
- Якщо у вашому архівному томі є лист, розміри якого більше за інших, то він нумерується наступним чином – номер проставляється в правому верхньому куті, а потім лист згинається, таким чином, щоб він не виходив за межі верхньої обкладинки.
- Пронумерований архів в обов'язковому порядку заклеюється. Для цього, на зав'язані в вузол нитки, клеїться листок паперу. Слідкуйте, щоб після проведення даної маніпуляції кінчики ниток вільно звисали.
- На даному листку вказується скільки документів в томі – інформація пишеться арабськими цифрами і дублюється прописом. Тут же можна вказати, що в архіві підшиті пошкоджені документи.
- Крім цього, на аркуші вказується ПІБ укладача архіву, його підпис. Далі проставляється печатка – вона повинна бути і на папері для заклеювання, і на останньому аркуші архіву.
Зшивання і нумерація сторінок документів для архіву, податкової, зошити обліку – чи можна вносити виправлення в разі наявності помилок?
прошивка документації
Іноді трапляється так, що архівний тому готовий, але виявляється, що листи не так як треба пронумеровані, або виявилося, що частина документації залишилася підшитий. Що робити в цьому випадку?
Зшивання і нумерація сторінок документів для архіву, податкової, зошити обліку – чи можна вносити виправлення в разі наявності помилок:
- Якщо вийшло так, що під час нумерації документації ви написали одну цифру два рази, то в цьому випадку можна все виправити. Для цього досить додати до повторної цифрі букву, наприклад, у вас в архіві буде лист 11 і 11а.
- Якщо ж ви збилися з рахунку, то доведеться закреслити цифру і прописати правильну. Врахуйте, що вносити виправлення треба акуратно, без жирних закреслень і помарок.
- А ось якщо ви не вклали кілька документів в архівний тому, то тут все складніше. Просто взяти і підшити в самому кінці документацію у вас не вийде, це строго заборонено. Все що ви можете зробити, або ще раз прошивати документи, або зробити окремий том.
