Донарахування податків, штрафи, пеня – результат відсутності деяких документів. Передчасне знищення веде до серйозних проблем з законодавством. Важливо зберігати всі папери, електронні версії згідно з установленими нормами.
З'ясуємо термін зберігання бухгалтерських документів в паперовому та електронному вигляді, що діють правила.
Терміни зберігання бухгалтерських документів
Компанії, фірми, індивідуальні підприємці не мають права знищувати документацію завчасно. Навіть якщо відпала потреба. Терміни зберігання позначені законодавством. Вони вказані в податковому кодексі, переліку Росархіву, регламентуються законами №125-Ф3, 402-Ф3.
Терміни зберігання будь-яких бухгалтерських документів не менше 5-6 років, деякі види вимагають постійної збереження. Відповідно до закону вона становить мінімум 10 років з дня закінчення функціонування компанії.
В організації
Законодавство регулярно вносить поправки. 2020 рік не став винятком. Зміни відбулися як в більшу, так і в меншу сторону. Кожен бухгалтер повинен за ними стежити. Для зручності сприйняття інформації дані внесені в таблицю.
| Найменування документів | Терміни, років |
| Податкові декларації, звіти по внесках, зборів | 6 |
| Рахунок-фактура | 5 |
| графіки відпусток | 3 |
| річні звіти | постійно |
| аудиторські перевірки | 5 |
| Облікова політика | 5 |
| Первинна нерухомість будь-якого типу | 5 |
| Дозволи ИФНС письмового виду | 6 |
| акти стягнень | 3 |
| Акти щодо недостач, крадіжок | 10 |
У бухгалтерії
Тривалість зберігання первинної бухгалтерської документації з січня 2020 не менше п'яти років. При цьому не враховується обліковий рік. Отже, складені в січні або лютому паперу пролежать майже сім років.
Документи по веденню та організації обліку також слід зберігати мінімум 60 місяців після закінчення звітного року. Вони залишаються в бухгалтерії.
електронних
Багатьох людей цікавить, який термін зберігання у електронних первинних документів. Відповідь проста – він відповідає загальним нормам.
Цифрова форма бухгалтерської документації не змінює значимість, дія, термін придатності. Відрізняється лише матеріал носія.
документи ТОВ
Товариствам з обмеженою відповідальністю необхідно зберігати документацію відповідно до встановленого законом порядку. Мінімальний термін 60 місяців після закінчення звітності. Деякі акти, договори вимагають безстрокового, постійного збереження. Воно становить мінімум 10 років.
Основні види:
- кадрові;
- первинні паперу з бухобліку;
- корпоративні;
- касові.
Зберігання протягом всього терміну здійснюють самостійно. Іноді укладаються договори з державними, приватними архівними організаціями.
До 60 місяців:
- судові акти;
- звіти незалежної оцінки;
- бухгалтерський облік суспільства.
постійно:
- договір заснування товариства, угоди;
- протоколи зборів;
- свідоцтво держ. реєстрації;
- списки учасників.
Порядок зберігання бухгалтерських документів
Економічний суб'єкт повинен забезпечити безпечні, сприятливі умови для збереження документів. Компанії мають право створювати власні архіви. Використовуються спеціальні приміщення, що закриваються шафи. Відповідальність лягає на головного бухгалтера. Або уповноважена особа.
Оброблена первинка повинна зберігатися в конкретному хронологічному порядку, обов'язково переплітатися.
Втрачена медична довідка або квитанція про оплату може залишити неприємності. Тільки судити людину за це не будуть. Штраф теж ніхто не випише. Доведеться заново відвідати медичний заклад, рідко доходить до повторної оплати комуналки.
Втрата, передчасне знищення бухгалтерських документів обіцяє величезні проблеми. Доведеться спілкуватися з податковою інспекцією, пояснюватися перед іншими органами. Рекомендуємо уважно ставитися до зберігання. Найчастіше організації виділяють під це окремі приміщення. Необов'язково купувати меблі. Іноді використовують найпростіші стелажі, ящики Ікеа, коробки Леруа Мерлен.